Как хранить документы

Как правильно хранить документы? Кто из нас не задавался этими вопросами, глядя на кипу документов, сложенных в аккуратную или не очень стопку бумаг, скопившихся на полке, в шкафу или попросту на столе. Место для хранения документов необходимо выбирать в соответствии со следующими четырьмя правилами. Оно должно быть: безопасным, легко доступным, удобным и не должно находиться на виду.
Как хранить документы

Инструкция

1
Наиболее оптимальным местом хранения документов, отвечающим всем правилам, является, безусловно сейф. Однако если вы не готовы тратить время и деньги на его покупку и монтаж, можно хранить документы, например, в банковской ячейке. С другой стороны, даже в квартире или собственном доме можно найти такое место, где бы документы находились в полной безопасности. Это может быть шкаф, сервант, антресоли, книжная полка. Для большей надежности полку можно заказать с двойным дном. Словом здесь все зависит только от ваших фантазии и возможностей.
2
Можно также разделить документы на несколько частей и убрать их в разные тайники. С одной стороны это удобно, так как все они будут находится в надежных местах и даже в случае кражи, есть вероятность, что большая часть останется на месте.
Но не стоит забывать и о втором пункте – легко доступность. Это важно на случай любой чрезвычайной ситуации, которая заставит всех членов семьи быстро покидать свое жилище. И здесь важно не потерять драгоценное время и быстро забрать все документы.
3
Кстати о раздельном хранении документов. Безусловно, если правильно их структурировать, времени на поиск нужной бумаги будет уходить меньше. Но как правильно их классифицировать? Наверное, самым выигрышным решением здесь будет разделить бумаги на 4 «рубрики» - «дом», «семья», «работа», «финансы». Для каждого типа можно завести отдельную папку. Кроме того, документы можно разделить по принадлежности каждому члену семьи, либо по размеру самих документов, - здесь все зависит от вашей фантазии.
4
Именно фантазия станет определяющим фактором при решении вопроса о том, в чем лучше хранить документы. Это могут быть различные папки или отделения портфеля. При этом папки лучше купить разных цветов и обязательно подписать, чтобы не запутаться. Сюда же лучше складывать и дубликаты документов, так как в любой чрезвычайной ситуации все необходимые бумаги будут у вас под рукой.
Как надежнее всего хранить документы
Связанная статья
Как надежнее всего хранить документы

Внимание, только СЕГОДНЯ!

ДРУГОЕ

Как подшивать документы фото

Как подшивать документы

В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов.…

Как хранить счета фото

Как хранить счета

Счета за коммунальные услуги и другие и квитанции об их оплате лучше сохранять в течение трех лет. Именно столько…

Как уничтожить документы фото

Как уничтожить документы

Деятельность любой организации предполагает работу с документами. Часть из них со временем теряет актуальность и не…

Как упорядочить документы фото

Как упорядочить документы

Когда документов накопилось слишком много, и они лежат в одной стопке, бывает сложно разобраться, что к чему относится.…

Как хранить папки фото

Как хранить папки

Различные папки и классификаторы уже давно стали частью не только офисной, но и домашней обстановки. Действительно, это…

» » » Как хранить документы